印章管理對于企業來說至關重要，司法實踐中，若公章使用不夠規范，有時甚至會導致加蓋公章的文書喪失法律效力。如：刻制公司印章有什么特別的要求？刻制公司印章需要什么程序和手續？印章被盜、搶或丟失了怎么辦？本文梳理總結了五個最常見的用章問題，以作為參考解讀。

一、刻制公司印章有什么特別的要求？

1. 印章的形狀和尺寸：

l 印章應為圓形。

l 直徑不得大于4.5厘米。

l 中央應刊有五角星，五角星外刊單位名稱，自左而右環行。

2. 印章的文字內容：

l 所刊名稱應為公司的法定名稱。如名稱字數過多不易刻制，可以采用規范化簡稱。

l 印章所刊漢字應使用國務院公布的簡化字，字體為宋體。

3. 印章的刻制流程：

l 應到當地公安機關指定的刻章單位刻制。

l 刻制前需提交相關備案材料，如《工商營業執照》、法定代表人身份證或授權委托書等。

4. 專用印章的要求：

l 其他專用印章（包括經濟合同章、財務專用章等）在名稱、式樣上應與單位正式印章有所區別，經本單位領導批準后可以刻制。

5. 刻制記錄和標識：

l 每一次印章刻制都應有相應的刻制記錄，包括刻制時間、刻章機編號等信息，并由相關人員簽字確認。

l 刻制完成后，在印章上應標識刻制日期和刻制單位，以便管理和識別。

6. 審核和監管：

l 公司應設立專門的審核和監管機構，負責對刻制過程進行審核和監督，確保印章刻制符合法律法規和公司規定。

l 定期進行印章刻制質量的檢查和評估，確保印章質量的穩定性和可靠性。

二、刻制公司印章需要什么程序和手續？

一、準備材料

l 營業執照副本及復印件。

l 企業法人的身份證復印件。

l 填寫并簽署刻制公章的申請。

二、辦理準刻手續

l 攜帶上述材料到所在地公安機關辦理準刻手續。

l 公安機關審核材料，符合條件后核發準刻證明。

三、選擇刻字社

l 選擇具有合法資質的刻字社。

l 與刻字社溝通并明確刻制要求。

四、刻制并領取印章

l 刻字社按照要求刻制印章。

l 領取并核對印章，確保與申請內容一致。

五、注意事項

l 確保所有手續和材料的真實性、合法性。

l 妥善保管印章，建立健全管理制度。

三、印章被盜、搶或丟失了怎么辦？

當印章被盜、搶或丟失時，應立即行動：

1. 報案并領取證明：法人代表攜帶身份證、營業執照副本原件及復印件到派出所報案，獲取報案證明。

2. 登報聲明：持報案證明、營業執照副本原件及復印件在市級以上報紙上聲明公章作廢。

3. 辦理新刻印章備案：準備相關材料到公安局治安科辦理新刻印章備案。

4. 新刻印章：在公安局指導下新刻印章，并確保新印章與舊印章有所不同。

注意事項：

l 盡快處理，減少損失和風險。

l 如公安拒絕立案，要求出具通知書并記錄過程。

l 及時通知相關交易方，避免糾紛。

防范措施：

l 引入智能印章管理系統，記錄用印全流程，確保可追溯。

l 定期對印章進行盤點和檢查，保障安全。

四、公司章程可以約定印章的使用規則嗎，違反章程使用印章簽訂的合同是否有效？

公司章程可以約定印章的使用規則。然而，由于章程僅對內有約束力，如果外部相對人是善意的，即使印章的使用違反了章程，合同仍然有效。以下是相關規定的詳細解釋：

1. 公司章程對印章使用規則的約定：

l 公司章程作為公司內部的基本規范文件，可以明確約定公司印章的使用規則。這些規則可能包括印章的保管、使用權限、審批流程等。

2. 違反章程使用印章的法律后果：

l 違反公司章程使用印章可能會損害公司的利益，但這并不意味著所有違反章程使用印章的行為都是無效的。

l 如果外部相對人在與公司簽訂合同時并不知道印章的使用違反了章程，且該相對人是善意的，那么即使印章的使用違反了章程，合同仍然有效。這是為了保護交易的安全和穩定，防止因公司內部管理問題而影響外部交易的效力。

3. 合同有效的條件：

l 合同的有效性主要取決于合同雙方的真實意思表示、合同內容的合法性以及合同形式的合規性等因素。只要合同符合這些基本條件，并且沒有違反法律法規的強制性規定，那么合同就是有效的。

l 印章作為合同簽署的一種形式要件，雖然對于合同的效力有一定的影響，但并不是決定合同效力的唯一因素。因此，即使印章的使用違反了章程，但只要合同本身符合法律規定且雙方意思表示真實，合同仍然有效。

五、公章外借他人使用，他人私下簽訂的擔保合同是否有效？

關于公章外借他人使用，他人私下簽訂的擔保合同是否有效的問題，我們需要從幾個方面來分析和歸納：

1. 公章的性質和重要性：

l 公章是機關、團體、企事業單位使用的印章，代表了公司的行為。

l 根據相關規定，公章是不允許外借和租賃等行為的，其使用必須遵守領導批準制度。

2. 公章外借的風險：

l 若公章被借出，借用人可能未經原組織授權就在文件、合同等上加蓋印章，導致原組織在不知情的情況下承擔法律責任。

l 公章外借還可能涉及偽造、變造風險，損害原組織的聲譽和利益。

3. 擔保合同的效力：

l 擔保合同的效力主要取決于其是否滿足《民法典》等相關法律的規定，以及是否是在雙方充分理解合同內容的情況下自愿簽署的。

l 若擔保合同未經公司授權或認可，特別是由于公章被非法使用而簽訂的，則可能被視為無效合同。

4. 結合上述分析：

l 如果公章被外借，且他人私下使用此公章簽訂了擔保合同，而公司并未授權或認可該行為，則該擔保合同可能因缺乏公司的真實意思表示而無效。

l 此外，若因公章外借導致公司遭受經濟損失或聲譽損害，公司有權向借用人追究法律責任。